私のプチ・プロジェクト仕事術

テンプレートの効用

成果物(アウトプット)にテンプレート(ひな形)があると仕事が捗るのと同じで、アウトプットを生み出すまでの一連の行動にテンプレートがあると、生産性はグッと上がります。

行動のテンプレートは、あなたのアシスタント(業務補助者)にもぜひ共有してもらうことです。アウトプットの一部を担うのはアシスタントなのですから。

私はそうやって、「自分でやった方が早い」ことを少しずつ減らしていきました。

行動のテンプレートを作るコツ

最初に、一連のプロジェクトの詳細事項を、「やらなければならないことリスト」としてノートに書き出していきます。当然、一度では網羅できないでしょうが、それで構いません。まずは、それに沿って仕事を進めていきます。

仕事をしていくと、リストに書かれていないタスクの存在に気付くことが当然あります。その都度、リストに加えていきます。

その後、書きだした詳細事項を振り返って、時系列で大項目、中項目、小項目に整理し直すと、行動のテンプレートの完成です。「これはもっと早い段階でやっておくべきだった」「整理が不十分だったせいで二度手間になってしまった」といった反省は、行動のテンプレートをよりよいものにするはずです。

ここで大切なのは、小項目を丁寧に列挙すること。

例えば、提供を受けた資料にひとつひとつインデックスを付けてA4ファイルに綴じる、とか(アシスタントに任せやすくなります)。

たとえ小さなプロジェクトでも、神は細部に宿るのです。

私の場合、詳細事項はTODOリストに記録しています



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