手帳を生かすために大切な3つのこと

来年用の手帳はもう用意されましたか?

私は11月初頭に来年用の手帳を購入しました。いま、どんな使い方をしようか、と記入ルールを検討しているところです。

これまで、手帳術に関する本や雑誌の特集はずいぶん見てきたつもりです。

そこには「〇〇さんの手帳の中身公開」を謳った具体的活用例が掲載されていることがしばしばあります。一般論ではなく、その人自身の問題意識が反映されているだけに、興味をひかれます。

でも、「〇〇さん用に最適化された」活用例から「自分に合ったいい使い方」を見出すには、いくつかの着眼点が必要な気がするのです。

以下は、誰かの手帳術を参考にするときに私が意識していることです。何か参考になるところがあれば幸いです。

手帳の活用例をみる3つのポイント

1 手帳にどんな役割を求めているのか

手帳術を参考にするときには、手帳の活用例そのものよりも、その人がなぜそんな使い方に行き着いたのか、その理由を読み取ることのほうがずっと大切です。

手帳術の本には「目的は何かを決めよう」とさらりと書かれています。要は、ビジネスや生活のスタイルによって使い方は変わるということです。

たとえば、社長秘書の手帳を見れば、そこには自分自身の予定だけでなく、社長の予定も書かれているかもしれませんし、スケジュールはグループウェアで管理しているので、手帳はプライベートな事柄中心、という人もいるかもしれません。

重要なゲストのプロフィールや、接待に使うお店や贈答品のリストもあるかもしれません。外回りの仕事は少なく、携帯性はあまり問題にならないので、十分な記入スペースがとれるタイプの手帳、という選択もあるでしょう。

どんな仕事をしているか。誰の何を管理しようとしているか。手帳以外の自己管理ツール(ToDoリストなど)をどう使っているか。これらが違えば、手帳の役割は、人によってずいぶん違うものになって当然です。

言い換えれば、自分と似たスタイルの仕事をしている人や、同じような目的意識を持っている人の使い方は、参考になるところが多いといえます。

当たり前のことを言うな、と思われたかもしれません。

でも、アポイントとアポイントのすきま時間をうまく活用したいとか、多忙な毎日の中で水曜日の午後だけはバッファーとして確保しておきたい(休養または飛び込みの仕事に充てる)といったような目的意識なしに、ページの縦に時間軸をとったバーチカル型の手帳を使っても、あまりピンとこない。そんな経験はありませんか?

私自身は思い当るところがあります。私も予定を時刻で管理しようとした経験がありますが、自分の仕事には、タスクを細分化して、それぞれの所要時間を見積もり、実際の所要時間と比較する、という意味での時間管理のほうがより適していると思ったので、現在はその役割をA5サイズのToDoリストに与えています。

2 情報の定位置はどこか?

その人がなぜそんな使い方に行き着いたのか、がわかったところで、次に目を向けたいのが、その人が複数の性格の異なる情報をそれぞれページのどこに割り付けているか?という点です。

同じアポイントでも、ビジネスのアポイントとプライベートのアポイントでは性格が違いますし、手帳にライフログとしての役割も与えている人なら、その日ジョギングした距離数、体重、飲酒の有無なども書いているでしょう。

それらを不規則に書いたのでは、一目でわからず、見返しにくくなってしまいますから、情報としての価値は低くなります。

美しく書く必要はまったくありません(美しく書こうという意識はむしろ手帳の活用度を落としかねないとすら思っています)が、個々の情報に決まった場所を与え、整然と書く意識は持っていたいところです。

具体的活用例には、そのためのヒントが詰まっています。

3 手帳にびっしり書き込んでいること自体に価値はない

手帳にびっしりと何事かが書き込まれている。なんだか憧れてしまいますが、そのこと自体に価値はありません。

むしろ書きすぎて大事なことを見落としてしまったのでは、何のための記録かわからないことになります。

私が手帳の役割をスケジュール管理と目標管理に絞り、ToDoリストやメモノートは別に持っている理由はここにあります。

手帳に与えた役割に過不足はないか。そんな観点から、具体的活用例を批判的に眺めてみることも有益です。

おわりに

自分にあったやり方で、手帳の活用レベルを上げることは、QOLの向上にきっと役立つことでしょう。

上記に掲げた3つのポイントも、いずれも「手帳を持つ(自分なりの)目的は何か」に深くかかわることでした。

ただ、『手帳術にどっぷりハマる』ことだけは避けたほうがよさそう。

手帳を用いることに、より高位(?)の目的―たとえば、夢をかなえるとか、なりたい自分になる、とか―を掲げるほど、手帳術は「手帳教」に傾いていきます。

手帳を持つ目的自体が過剰ではないか、という自己チェックも忘れないようにしたいものです。

 

私の手帳とToDoリストとメモノート